Мәзірді көрсету Іздестіру
БАҚ біз туралы
Ресми Интернет-ресурс

You are here

Оңтүстік Қазақстан облысында архив ісін дамытудың 2016 жылға арналған жұмыс жоспары

-A A +A

Оңтүстік Қазақстан облысында архив ісін дамыту жұмысы Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры (ҰМҚ) және мұрағаттар туралы», «Мемлекеттік қызмет туралы», «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы», «Сыбайлас жемқорлыққа қарсы күрес туралы» Заңдары, Қазақстан Республикасы Үкіметі мен Қазақстан Республикасы  Мәдениет және спорт министрлігі Мұрағат ісі және құжаттама департаментінің нормативтік-құқықтық актілері мен бұйрықтары, облыс әкімдігінің  шешімдері мен өкімдері, және Оңтүстік Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының 2016 жылға жоспарларды жүзеге асыруға бағытталады.

         Сонымен қатар, Қазақстан  Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы №144 бұйрығымен бекітілген  «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын», Қазақстан  Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы №145 бұйрығымен бекітілген «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын», ҚР Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22  желтоқсандағы   №146 бұйрығымен бекітілген «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын», ҚР Мәдениет және спорт министрінің 2015 жылғы 26 қаңтардағы   №22 бұйрығымен бекітілген «Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар бекіту туралы» тізбесін  және  Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 12 қаңтардағы №221 «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» Заңын және басқа да тиісті қолданыстағы заңдылықтарды орындау барысында жұмыс жүргізіледі.

          Олардың орындалуы қатаң нәтижелі бақылауға алынады. Басқарма мәжілістерінде мұрағат ісін дамыту барысында басқарма тарапынан 2015 жылы атқарылған жұмыстардың қорытындысы қаралып және            2016 жылда атқарылатын негізгі міндеттер белгіленеді. Сонымен бірге Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын сақтауды қамтамасыз ету, мұрағат жұмыстарының әрі қарай дамуы  жөніндегі көкейтесті мәселелер   қаралады  (арнайы кесте бойынша).

          Мұрағат мекемелері бойынша Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздерін қайта қарап шығу, қажеттілігіне қарай сараптау комиссиясының қарауына ұсынылады. Облыс бойынша құрылымдық өзгерістерге ұшыраған мекеме құжаттарының реттелуі (өңдеу, мемлекеттік сақтауға қабылдау, құқықтық қабылдаушыға өткізу тәртібін сақтау) бойынша мониторинг жүргізіледі. Басқару құжаттамаларының аса құнды құжаттарды іздеп табу жұмыстары жалғастырылып, оларға сақтандыру қоры көшірмелерін құру ісі жүргізіледі.  

         Тәуелсіз мемлекеттер достастығына қатысушы мемлекеттік мұрағат қызметі басшыларының кеңесінің кезекті отырысының 2013 жылғы                           4 қыркүйектегі хаттамасының 2.2 тармағы бойынша ТМД қатысушы мемлекеттерінің жеке құрам бойынша құжаттарының сақталу орындары туралы деректер базасын әзірлеу үшін «Жеке құрам жөніндегі құжаттардың орналасқан жері» туралы анықтамалықты толықтыруға мәліметтерді іздеп табу жұмыстары жалғастырылды.

          Шет ел мұрағаттарынан Қазақстан тарихы жөніндегі құжаттарды  тауып, көшірмесін елге әкелу мақсатында Оңтүстік Қазақстан облыстық мемлекеттік мұрағаты қызметкерлерінің арнайы тобы  2016 жылдың І-Ш тоқсаны аралығында Өзбекстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағатына және Ресей Федерациясы Орынбор облысы мұрағатына іссапарға шығады. Қазақстан Республикасы үшін тарихи құндылығы зор құжаттарды  елге әкелу ісі жалғастырылып, ол істер тізімделіп, оның ғылыми-анықтамалық аппараты құрастырылады.

         Мұрағат мекемелерінің қор карточкаларын жетілдіру жұмыстары жүргізіледі. 2015 жылдың 15 ақпанына дейін мұрағат жұмыстарын жүргізу және басқарма орындарының жүйесіне кірмейтін қор карточкалары мен олардың құрамындағы өзгерістер туралы мағлұматтар және мемлекеттік мұрағаттардағы қор көлемі жөнінде мәлімет, қор карточкалары Мұрағат ісі және құжаттама департаментіне тапсырылады.

         Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көзіне енетін ұйым, мекеме, кәсіпорындардың 2012-2014 жылдар аралығындағы тұрақты және жеке құрам құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебі жүргізіледі.

         Облыс мекемелерінде ресми бланктерді мемлекеттік стандартқа сәйкестендіру жұмыстары жалғастырылады. Облыстық, өңірлік, аудандық, қалалық мұрағаттарға  қызметтің барлық бағыттары  бойынша әдістемелік, іс-тәжірибелік,  көмектер мен  кеңестер  тұрақты және жүйелі түрде беріліп тұрады. Облыстық мемлекеттік мұрағаттың, өңірлік, аудандық, қалалық мұрағаттардың қызметкерлері еңбек өтіліне сәйкес аттестациялаудан өткізіліп, олардың біліктіліктерін жоғарылату жұмыстары жүргізіледі.

ҚР Ұлттық мұрағаттық қоры  құжаттарының сақталуын

қамтамасыз ету мен мемлекеттік есебі

Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету мақсатында облыстағы  мұрағат мекемелері құжаттарынының сақталуын қамтамасыз ету, жетілдіру және дамыту жұмыстар кешені жүргізілу жоспарлануда. 78256 сақтау бірлігінің   физикалық жай-күйі  жақсартылады, оның  ішінде 37450 іс   мұқабаланып,  32630  іс және 540 тізімдеме тігіледі, 2256 істегі - 25385 парақтың,  523 құжаттың көмескіленген мәтінін қалпына келтіру жұмыстары  жүргізіледі. 283530 парақ нөмерленіп, 272450 парақтардың нөмірлері тексеріледі. Істердегі парақтарды нөмірлеу және парақтарды тексеру барысында парақтарды қайта нөмірлеу жұмысы жүргізіледі (сканерлеуге дайындау.)                           Құжаттардың  толықтығы мен жай-күйін тексеру жұмысы жалғастырылады. Жыл бойы 76288  істен тұратын  құжаттар  қамтылады. Температуралық-ылғалдылық режимі мен құжаттарды сақтау қауіпсіздігін  қамтамасыз ету үшін тиісті  шаралар қолданылады.

         Мұрағат мекемелеріндегі қорлардың көлемі мен құрамындағы өзгерістерді анықтау, облыс бойынша мұрағат мекемелерінің жиынтық  төлқұжаты дайындалады. Құжаттарды уақтылы есепке алу, жаңадан түскен қорлардың парақтарын және қор карточкаларын құрастыру, бұрын құрастырылған есептік құжаттарға толықтыру енгізу жұмыстары жалғастырылады.

№426 қор «Шымкент қалалық мемлекеттік нотариалдық кеңсесі» құжаттарына жетілдіру жұмыстары жүргізіліп, тізімдемелері қайта түзіледі. Істердің парақтары нөмірленіп, куәләндіру парақтары толтырылады, қажет болған жағдайда (парақ саны 180-нен көп болғанда істер томға бөлінеді) мұқабалары тігіліп рәсімделеді, мұрағаттық шифр қойылады; парақтарды қайта қалпына келтіру жұмысы жүргізіледі.

№114 қор «1-ші Оңтүстік нотариалдық кеңсесі» істерінің парақтары тексеріліп, қайта нөмірленіп, куәләндіру парақтары толтырылады.

№1129 қор Өзбекстан Республикасының мұрағаттарынан әкелінген Оңтүстік Қазақстан тарихы бойынша құжаттар (революцияға дейінгі кезең) – коллекциясы, №1169 қор Өзбекстан Республикасының мұрағаттарынан әкелінген ОҚ тарихы бойынша құжаттар (Кеңес үкіметі кезеңі) – коллекциясы, №1170 қор Өзбекстан Республикасының мұрағаттарынан әкелінген (Түркістан Республикасы қазақ ұлттық зиялыларының өмірі мен қызметі туралы құжаттар) – коллекциясы, №1405 қор Ресей Федерациясы мұрағаттарынан әкелінген ОҚ тарихы бойынша құжаттар (Кеңес үкіметі кезеңі) – коллекциясы, №1446 қор Ресей Федерациясы мұрағаттарынан әкелінген ОҚ тарихы бойынша құжаттар (революцияға дейінгі кезең) – топтамасы, №123 қор «Облсовпроф» Оңтүстік Қазақстан облыстық кәсіптік Одағының Кеңесі, №340 қор Еңбекшілер депутаттары Ленгір аудандық Кеңесінің атқару комитеті, №107 қор «Қазфосфор» фосфор өнеркәсібі ассоциациясы Шымкент «Фосфор»  бірлестігі аталған қорлардағы құжаттардың сақталу толықтығы мен жәй-күйін тексеріп, тексеру қорытынды беттері мен актілері ресімделеді.

Құжаттардың толықтығы мен жәй-күйін тексеру барысында: көмескі текстерді айқындау, құжаттардың орындалу тілін және жоғалған істерді айқындау, қалпына келтіруге, тігуге, мұқабасын рәсімдеуге айқындау, істердегі парақтары нөмірленген және нөмірленбегендігін айқындау жұмыстары жүргізіледі.

           Ұлттық мұрағат қоры жаңа кешенді құжаттармен толықтырылады, атап айтқанда басқару құжаттамаларының тұрақты сақталатын 9500 ісі; ғылыми-техникалық құжаттамаларының 200 ісі; 350 фотоқұжат; жеке тектік құжаттардың -400 ісі, 5 үн құжат, 18000 жеке құрам жөніндегі құжаттар мемлекеттік сақтауға қабылданады.

          2016  жылы   қоймалардан істерді беру мен қайта қою белсенді  түрде жүргізіледі. 138438 іс және 26500 тізімдеме қолға беріліп, орнына қайта қойылады. Мұрағат қоймасының ішінде 82285  істің  орны аустырылып,  75000 істің    беру мен орнына қою  дұрыстығы тексеріледі.

          Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыру, ведомстволық  мұрағаттарға  ұйымдастыру - әдістемелік жетекшілік ету және мекеме, ұйым, кәсіпорындағы іс жүргізу құжаттарын ұйымдастыру, мемлекеттік емес заңды тұлғалардың  және оның  бірлестіктерінің    мұрағаттарымен жұмыс жүргізіледі.

          «Оңтүстік Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының автоматизацияландыру қызметі» базасына Оңтүстік Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатының 121 қордың 10 тізімдемесінің 2850 сақтау бірлігін енгізу жұмысы жалғастырылады.

Сонымен қатар мұрағат қоймадағы құжаттарды дезинсекциялау, мұрағат қоймаларын дезинфекциялау жұмыстары жүргізіледі. Ықшам анықтамалыққа өзгерістермен толықтырулар еңгізу, аса құнды құжаттарды айқындау, санат бойынша тізімдерді толықтыру, тізімдемелерді есеп құжаттамаларымен салыстырма тексеру, қор құрамы мен көлемі туралы мәліметтерді құрастыру, қор парақтары мен қор карточкаларын құрастыру, өзгерістер енгізу және жетілдіру жұмыстарын жалғастыру, «Құжаттардың бірыңғай электрондық мұрағаты» ақпараттық жүйесің толықтыру мақсатында орталық қор каталогы бойынша сақтау бірліктерінің нақты санын анықтау үшін, мемлекеттік сақтаудағы істердің нақтылығын тексеру жұмыстары жүргізіледі. 

Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыру, ведомствалық мұрағаттарға ұйымдастыру - әдістемелік жетекшілік ету және мекеме, ұйым, кәсіпорындағы іс жүргізу құжаттарын ұйымдастыру, мемлекеттік емес заңды тұлғалардың және оның бірлестіктерінің мұрағаттарымен жұмыс

Мемлекеттік мұрағаттардың ведомствалық мұрағаттарда іс жүргізу жұмысын бақылауды ұйымдастыру қызметі ҚР «Ұлттық мұрағат қоры туралы» Заңының талабын орындауға, ҚР Ұлттық мұрағат қорының  уақтылы және сапалы толықтырылуын қамтамасыз етуге, құжаттардың «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың Үлгілік қағидаларын» енгізуге, мекемелер құжаттарының мазмұны мен құрамын зерделеуге бағытталады.

ҚР  Ұлттық мұрағат қорын сапалы қалыптастыру мақсатында, ведомствалық мұрағаттардың ұйымдық - әдістемелік басшылығының мекемеде, ұйымдарда  және кәсіпорындарда іс жүргізу құжаттарын ұйымдастыру бойынша жіберген мәліметтерінің сапасына, ҰМҚ құжаттарын есепке алуды жүргізуге баса назар аударылады. Мекемелердегі ведомстволық сақтаудағы мұрағат қорын толықтыратын құжаттарының орталықтындырылған мемлекеттік есебін жүргізу бойынша жұмыстарды ұйымдастыру және мекемелердін жиынтық төлқұжатын дайындап, Мұрағат ісі және құжаттама департаментіне тапсыру көзделіп отыр.

Қазақстан Республикасы   Ұлттық мұрағат қорын уақтылы және сапалы толықтыруды қамтамасыз ету үшін тұрақты сақталатын 9500 басқару  құжаттамасының ісін, 5 есеп бірлігінен тұратын  үн құжатын,  350 фотоқұжатты, жеке текті құжат бойынша  400 істі, жеке құрам бойынша 18000 құжатты және 200 ғылыми-техникалық құжаттаманы өңдеу және оларға тізімдеме түзіп, ғылыми - анықтамалық аппарат  құру  жұмысы жоспарланып отыр.

            Құпия құжаттар құндылығына сараптама жүргізу жөніндегі комиссия жұмысын ұйымдастыру және мекемелерде сақталу мерзімі өткен құпия құжаттардың мемлекеттік сақтауға қабылдануына бақылау жасау, «құпия» және «өте құпия» құжаттарды тәртіпке келтіруде ғылыми-әдістемелік және іс-тәжірибелік көмек көрсету жұмысы жалғастырылады.

           Мемлекеттік  жаңа құрылымдарының құрылуы мен реформалануының жалғасуына  байланысты олардың құжаттарының мазмұны мен құрамын зерделеу жұмыстары жалғастырылады және мемлекеттік мұрағаттың потенциалды толықтыру көздері мен толықтыру көздерінің тізімдері нақтыланып және  жетілдіріліп отырады. Сондай ақ, 156 мекемеге құжаттау мен іс жүргізу жұмысында, құжаттардың қалыпты сақталу жағдайына әдістемелік көмек көрсетіледі.

          Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрінің «Бірегей  аудиовизуальды құжаттарды сақтау шаралары туралы» бұйрығына сәйкес жыл бойы аудиовизуальды құжаттарды іздеп табу және қабылдау жұмысы жүргізіледі. Облыстық телерадиокомпаниясының бейнеқұжаттары, облыстық радиокомитетінің аудиоқұжаттары есепке алынады. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының жоғалып кетуіне жол бермеу мақсатында  таратылған,  қайта құрылған мекеме, ұйым, кәсіпорындардың құжаттары өңделіп, мемлекеттік сақтауға қабылданады.

         Мемлекеттік емес құрылымдармен өзара ынтымақтастықпен шарттар құру жөніндегі жұмыстар жалғастырылады. Облыс мекемелеріне 64 сараптау комиссиясы жөніндегі ереже, 56 ведомстволық мұрағат жөніндегі ереже, 182 іс номенклатурасын әзірлеуде іс тәжірибелік және әдістемелік көмек көрсетіледі.

Ақпаратты іздеу жүйесін құру,  ғылыми ақпарат
және құжаттарды пайдалану

         Мемлекеттік мұрағаттың ғылыми ақпарат құралдарын дамыту және құру жөніндегі қызметі құжаттарды есепке алуды жетілдіру мен дамытуын орындауға бағытталады. Ғылыми-анықтамалық аппаратты толықтыру, нақтылау, жеткіліксіз элементтерін әзірлеу  жоспарлануда.

            Сонымен бірге каталогты қайта жетілдіру жұмысы да жалғасады, жұмыс барысында карточкалардың сыңары айқындалып, жәшік ішіндегі ара қашықтықты сақтап тұратын бөлгіштер жасалынып, пайдаланылады, карточкалардан қате табылған жағдайда қайта тізімдеу жұмысы жүргізіледі, аса маңызды емес хабарламалар жазылған карточкаларды іріктеу  және т.б. жұмыстар жүргізіледі.

Тізімдемелерді жетілдіру – тарихи анықтама түзу, титул парақтарын құрастыру, тізімдемелерді қайта түзу жұмыстары жүргізіледі, яғни 265 қор Еңбекшілер депутаттары Сас-Төбе поселке Кеңесі атқару комитеті, 1950-1991жж. (604 сақт.бір.), 1292 қор Еңбекшілер депутаттары Қарамұрт поселке Кеңесі атқару комитеті,  1946-1982жж. (546 сақт.бір.), 1282 қор Еңбекшілер депутаттары Жаңа-Базар поселке Кеңесі атқару комитеті, 1940-1990жж. (887 сақт.бір.), 1306 қор Еңбекшілер депутаттары Галкин поселке Кеңесі атқару комитеті,   1955-1989жж. (490 сақт.бір.).

          Шымкент өңірлік мемлекеттік мұрағатының 2-ші дәрежелі Қазақстан Коммунистік партиясының Чимкент аудандық комитеті №37-ші қоры, Қазақстан Коммунистік партиясының Ильич аудандық комитеті №299-ші қоры,  Қазақстан Коммунистік  партиясының Ленгер қалалық комитеті №366-шы қоры, Қазақстан Коммунистік  партиясының Түркістан қалалық комитеті №1916-ші қорының тізімдемелерін жетілдіру және қайта өңдеу жұмыстары жүргізіледі. Жетілдіруне 1931-1991 жылдар аралығындағы 8565 сақтау бірлігі алынады, олар құндылығына қарай сарапталып, 7920 сақтау бірлігінің ақырғы мерзімі нақтыланыды, және тақырыбы редакцияланады.  

Облыстағы мемлекеттік және өңірлік мұрағаттарындағы құжаттарының каталогтау жұмыстары жүргізіледі. Жүйелік каталогқа 2000 карточкалар толтыру, индекстерін қою, шифрлеу және жәшіктерге орналастыру жұмыстары  іске асырылады.     

Жүйелік каталогты толықтыру барысында: жіктеу схемасын құрастыру, айқындау, құжаттарды сараптау және іріктеу, каталог карточкаларды сипаттау және оларды жүйелеу ісі жүргізіледі.

 Сонымен қатар 12 топтамалар бойынша жеке тектік қор иелеріне әліпбилік каталог құрылады:

Жеке тектік топтамалардағы қор иелерінің құжаттарынан жөнсілтер әзірленеді.

Мұрағат қызметкерлеріне жұмыс барысында пайдалануы үшін әдістемелік құралдарды жаңарту жұмыстары жүргізіліп, Қазақстан Республикасы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы», «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» Заңдарын, Қазақстан Республикасы 2014 жылғы 22 желтоқсандағы №145 бұйрығымен бекітілген «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтырылуы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидасы» және Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің  2014 жылғы 22 желтоқсандағы №146 бұйрығымен бекітілген «Ұлттық мұрағат қорының және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын» қолдана отырып, төмендегідей әдістемелік құралдар әзірленеді:

I тоқсанда 1) мекемеде іс қағаздарын жүргізу және рәсімдеу тәртібі туралы;

II тоқсанда 1) толықтыру көзіне жататын мекемелердің құжаттарын бақылау ісіне кіретін құжаттар туралы; 2) ғылыми-техникалық құжаттары өңдеу, ретке келтіру туралы;

III тоқсанда 1) тізімдемелерді жетілдіру және ғылыми-анықтамалық аппарат құру туралы; 2)  электрондық құжат айналымы туралы;

IV тоқсанда 1)  құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу тәртібі туралы

Мұрағат қызметкерлерінің кәсіптік біліктілігін арттыру мақсатында, Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтырылуы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын қолдана отырып,  I жарты жылдықта орталықтындырылған мемлекеттік есеп жүргізу бойынша  және ғылыми-техникалық құжаттарды тәртіпке келтіру және мұрағаттық анықтама бойынша семинар; IІ жарты жылдықта  құжаттарды басқару, құжаттарды талапқа сай жүргізу және сақталуын қамтамасыз ету бойынша, сонымен қатар мұрағат қызметі бойынша әзірленген әдістемелік құралдармен таныстыру семинарлары өткізіледі.

Құжаттарды сақтауды, толықтыруды және мәтіні немесе деректемелері бойынша іздеуді қамтамасыз ететін электрондық мұрағат жасау, сондай-ақ ұйым қызметкерлерінің қызметін автоматтандыру, электрондық түрдегі мұрағаттарды жасау, қызметкерлердің электрондық мұрағаттың құжаттарына жедел заңды қолжетімділік алуын қамтамасыз ету, электрондық мұрағат құжаттарының кепілдендірілген сақталуын және өзгермейтіндігін қамтамасыз ету, келіп түсетін құжаттарды электрондық түрге аудару, құжаттың электрондық карточкасын жасау және қағаз мұрағаттарының үрдістерін автоматтандыру электрондық мұрағат жүйесінің негізгі мақсаты болып табылады. ОҚОММ «Электронды мұрағат жүйесі» бағдарламасына сәйкес Ұлттық мұрағаттар қоры құжаттарын сандық таңбаға көшіру, істер мен құжаттарды сканерлеу және электрондық мұрағатқа орналастыру бойынша, қағаз тасығыштардағы мұрағаттық істер мен құжаттарды сандық таңбаға көшіру бойынша жұмыстар жүргізеді. Мамандар іс және құжат тігісін сөгіп, түптелген істердегі желімді тазалап, «Bartender» бағдарламасының көмегімен басып шығарылған штрих-кодты жабыстырады, құжаттар арасында жіп, скрепка және де басқа металды заттар болмауын тексереді. Жүйеде мұрағаттық іс және мұрағаттық құжат карточкаларын құрып, жасалған электрондық құжаттың дұрыстығын құжаттың түпнұсқасымен салыстыру арқылы тексереді. Карточкалар толтырылған соң, ағылмалы (поточный) және планшет сканерлері арқылы іс және құжаттарды сканерлейді. Істер мен құжаттар айналымын есепке алу мен бақылауды жүргізеді. Сканерден өткен құжаттар серверге өңдеуге жіберіледі.

Электронды мұрағаттың негізгі басымдықтардың бірі-құжаттарды қауіпсіз сақтауды арттыру және қағаз құжаттарды қолданбай-ақ, тікелей электрондық құжаттарды пайдалануға мүмкіндік береді және құжат қажет болған жағдайда оны жылдам табу мүмкіндігіне ие.

Шымкент қаласының шекара аумағы өзгеруіне байланысты Сайрам, Төлеби, Ордабасы аудандарының жерлері қала аумағына қосылды. Көптеген анықтамалық сұранымдар бөлігі жоғарыда аталған аудандық әкімдіктерінің құжаттарынан тұруына байланысты 2016 жылдың жоспарына келесі мұрағаттық қорлар кіреді және 1040 іс, 45738 құжат, 91476 парақ сканерден өткізу жоспарлануда, яғни Сайрам ауданы әкімінің аппараты – 1101 қор (1219 сақтау бірлігі) және ауданға қарасты ауыл округтері:

  • Қайнарбұлақ ауыл округі (1424 қор) (90 с.б.);
  • Қарасу ауыл округі (1130 қор) (102 с.б.);
  • Тассай ауыл округі (1417 қор) 229 с.б.);
  • Сайрам ауыл округі (1143 қор) (164 с.б.);
  • Ақбұлақ ауыл округі (1224 қор) (39 с.б.);
  • Қаратөбе ауыл округі (1441 қор) (142 с.б.);
  • Жұлдыз ауыл округі (1057 қор) (221 с.б.);
  • Бадам ауыл округі (1370 қор) (161с.б.);
  • Жаңаталап ауыл округі (1371 қор) (161 с.б.).                    

Ұлттық мұрағат қорын толықтыру мақсатында облыстық және қалалық мемлекет қайраткерлерінің, еңбегі сіңген ғылым, әдебиет, мәдениет қайраткерлерінің қызметі барысында жинақталған, ҰОС ардагерлерінің және т.б. жеке тектік құжаттарын жинақтайды.

Оңтүстік Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатына мемлекеттік сақтауға атақты, құрметті азаматтардан 400 сақтау бірлік жеке тектік қорлар топтамасының құрамына қабылданады.

Жеке тектік қорлар бойынша фотоқұжаттарды каталогтау іске асырылып, қорлар бойынша 150 карточка дайындалады:

         Оңтүстік Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатында сақтауда тұрған  мекемелердің құпия сипаттағы құжаттарын мекеме уәкілдерімен бірлесе отырып,құжаттарды құпиясыздандыру жұмысы жүргізіледі. Құпиясыздандырылған құжаттарға тізімдеме түзіліп, жалпы сақталу қорына  өткізу жоспарлануда. Сонымен қатар осы атқарылған іс мәліметтері талапқа сай есеп құжаттарына енгізіледі.

         Құжаттарды пайдалану және жарыққа шығару жұмысы облыс тарихының аз зерттелген мәселелеріне, өлкелік және жергілікті маңыздылыққа ие болатын тарихи, мерейлі  оқиғалар мен күндерге және сонымен қатар «ҚР мемлекеттік мұрағаттарындағы оқу залдарында жұмыс істеу ережелерін» жүзеге асыруға бағытталады.

Мерейлі күндерге байланысты және мұрағат құжаттарын насихаттау мақсатында: 4 ақпараттық хабарламалар дайындалып, Оңтүстік Қазақстан  мекемелеріне осы ақпараттық-хабарламалар жіберіледі.  Сондай-ақ  облыстық әкімшілік  тапсырмасымен  облыс тарихы жөніндегі құжаттар іздеп табылып, мәліметтер даярланады.

1986 жылғы желтоқсан оқиғасының 30 жылдығына орай «Желтоқсан жаңғырығы» атты желтоқсан оқиғасына қатысушылармен кездесу кеші, Мұрағат саласына 90 жыл толуына орай құжаттар көрмесі және фотостенд дайындалатын болады. Сонымен қатар, мұрағатшылар арасында спартакиада ойындарын ұйымдастыру жоспарлануда. Мұрағат құжаттары негізінде Солтүстік Кавказдан Қазақстанға қоныс аударған ингуштар, кабардино-болкарлар туралы тақырыптық тізбесі дайындалады. 

Оңтүстік Қазақстан облысының 2017-2021 жылдарға арналған даңқты және есте қаларлық даталар күнтізбесі дайындалады. «Әзірет-Султан» қорық мұражайының тыныс-тіршілігі (бейнесурет) және «Теріскей - Созақ өңірі»  атты қор құжаттарының негізінде құжаттар жинақтарын жарыққа шығару жоспарлануда.

ОҚО тарихы бойынша іздеп табылған мұрағаттық құжаттар негізінде және айтулы күндерге орай облыстық, аудандық газеттерге  28 мақала, 16 радиохабарлар дайындалады. Атап айтар болсақ, Оңтүстік Қазақстан облысының ғылыми зерттеу ветеринарлық станциясының құрылғанына  20 жыл (1996), Оңтүстік Қазақстан облысы мәдениет орталығының құрылғанына 20 жыл (1996), Оңтүстік Қазақстан құс етін өндіру өндірістік бірлестігі, қазіргі «Оңтүстік Құс» АҚ- құрылғанына  35 жыл (1981), Халықаралық әйелдер мейрамы, Ұлыстың Ұлы күні Наурыз мерекесіне орай, Шымкент обаға қарсы станциясының, қазіргі «Шымкент обаға қарсы станциясы» мемлекеттік мекемесінің құрылғанына 60 жыл (1956), Оңтүстік Қазақстан облысы облыстық дәріхана басқармасы, қазіргі «Фармация және К» ЖШС-не 85 жыл (1931), Оңтүстік Қазақстан облыстық кәріс мәдени орталығының құрылғанына 25 жыл (1991), Шымкент қаласындағы облыстық балалар кітапханасына қазақ ағартушысы, қоғам қайраткері Ыбырай Алтынсариннің аты берілгеніне 40 жыл (1976), Ұлы Отан Соғысының басталғанына 75 жыл (1941-1945жж), Энергетикалық техникумы, қазіргі Оңтүстік Қазақстан политехникалық колледжінің құрылғанына 45 жыл (1971), Астана қаласы күні мерекесіне орай, Ж.Шанин атындағы Шымкент драма театрының әртісі, ҚазКСР-не еңбегі сіңген әртісі Ақсақал Қалмұрзаевтың туылғанына 80 жыл (1936), Автомеханикалық техникумы, қазіргі Шымкент тасымалдау, коммуникация және жаңа технологиялар колледжінің құрылғанына 45 жыл (1971), Шардара аудандық мұрағатының құрылғанына 25 жыл (1991), Георгиевка ауданының орталығы Георгиевка аулынан Ленгір қаласына, қазіргі Төлеби ауданына көшірілгеніне 60 жыл (1956), Жазушы, журналист, әдебиет қайраткері, Бәйдібек ауданының Құрметті азаматы Байдулла Қонысбектің туылғанына 75 жыл, Қазақстан Республикасы халықтарының тілдер күніне орай, Оңтүстік Қазақстан облыстық адвокаттар алқасының құрылғанына 80 жыл (1936), Оңтүстік Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатының құрылғанына 90 жыл (1926),  Оңтүстік Қазақстан облысының славян мәдени орталығының құрылғанына 25 жыл (1991), Алғабас ауданының Бәйдібек ауданы болып өзгертілгеніне   25 жыл (1991), 1-Желтоқсан Тұңғыш Президент күніне орай, Желтоқсан оқиғасының 30 жылдығына орай радиохабарлар және мақалалар.

         Мектеп сабақтарының, лекциялардың арнайы тақырыптағы мәтіндері дайындалып, қаладағы мектеп оқушылары үшін ОҚО мұрағаттарынан даму тарихы бойынша оқушыларға 10 мектеп сабақтары, орта және жоғарғы оқу орындары студенттері үшін 10 лекция мен 10 саяхат сабақтары өткізіледі. Жоғарғы оқу  мекемелерінің студенттері үшін іс-тәжірибелердің өткізілуі жоспарлануда.

         Тақырыптық және әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраным- өтініштерін орындау жұмысына мол бюджет уақыты бөлінеді.

Ғылыми-тақырыптық ақпараттар.

Кадрлардың мамандығын жетілдіру.

Ұжымның әлеуметтік дамуы

         Кәсіпшілік және құқықтық білімін арттыру мақсатында мемлекеттік мұрағаттар қызметкерлері үшін, іс  жүргізілетін және мұрағаттық қызметтегі мемлекеттік заңды тұлғалары үшін мамандығын жетілдіру  курстарын өткізу ескеріледі. «ҚР Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу туралы нұсқауын», «ҚР мемлекеттік мұрағаттары оқу залдарында зерттеушілердің жұмыс тәртібін» зерделеу туралы, мұрағаттағы  атқарылатын істер тәртібі туралы бөлімдер ішінде лекциялар өткізу жоспарлануда.

         Мұрағаттық мекемелерге ұйымдастырушылық, іс-тәжірибелік және ғылыми-әдістемелік ақпаратты қызмет көрсету мақсатында облыстық мемлекеттік мұрағат, өңірлік мұрағаттарда, жеке құрам бойынша аудандық мұрағаттарда ақпаратты-анықтамалық қызмет көрсету жұмыстары жүргізіледі. Мұрағат  саласы қызметкерлерінің өтініштері бойынша келіп түскен әдістемелік құралдар, кеңестер, нұсқаулықтар, ғылыми ақпараттардың ксерокөшірмелері өңірлік, аудандық, қалалық  мұрағаттарға, облыстық мемлекеттік мұрағат бөлімдеріне жіберіледі.

Өңірлік, аудандық, қалалық мұрағаттар директорлары мен қызметкерлеріне мұрағат саласы қызмет бағыттарының барлық түрлері: жеке текті құжаттар қорын қалыптастыру, анықтама жұмысын ұйымдастыру, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және т.б. мәселелер бойынша ақыл-кеңес беру жұмыстары жүргізіледі.

         Сараптау-тексеру әдістемелік комиссиясы жұмыс жасап, мәжілісінде тізімдемелер, іс номенклатуралары, ережелер, тізбелер, анықтамалықтар, нұсқаулықтар, жадынамалар, әзірлемелер, жинақтар тағы басқа да мұрағатқа және іс жүргізуге қатысты мәселелер қаралады.

         Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету мақсатында мұрағат ғимаратының ауласын көркейту, құжаттарды сақтауда оңтайлы жағдай тудыру үшін, құжаттарды шаң-тозаңнан, мұрағат қызметкерлерінің жұмыс атқаруына оңтайлы жағдай жасау мақсатында кеңселік құрал-жабдықтар алу жоспарлануда. Мұрағат қызметкерлері облыстың және қаланың қоғамдық іс-шараларына қатысатын болады.

 

Басқарма  басшысы                                             Н.Шарафиев

Жарияланған: 09.03.2016 - 16:49:30
Жаңартылған: 09.03.2016 - 16:49:30
© 2018

Ресми Интернет-ресурс

Түркістан облысының әкімдігі